Praxistipps & Kniffe: Mehrwertsteuer

Frage: Was ist in OMAKLER zu tun, wenn ab dem 01.07.2020 der verringerte Mehrwertsteuersatz Gültigkeit hat?

Lösung:

1. In den Unternehmenseinstellungen (sichtbar für Administratoren) – ‚Allgemein‘ -> MwSt.-Satz von 19 auf 16 setzen und speichern.
   
2. Sofern in den Rechnungstexten keine Feldplatzhalter für die Provisionswerte enthalten sind, müssen diese Texte korrigiert werden:
   a) Rufen Sie solche Rechnungsvorlagen auf (Vermittlung - Organisation - Textverwaltung),
   b) downloaden diese jeweils auf die Festplatte - sofern nicht sowieso dort gespeichert,
   c) korrigieren Sie die Texte lokal, z.B. mit MS-Word, und
   d) uploaden Sie die angepassten Texte dann wieder in den OMAKLER.
   Alternativ können Sie die Texte auch mit der in OMAKLER integrierten Textbearbeitung ändern.
3. In der 26. KW werden wir Ihnen eine neue Programm-Funktion "Mehrwertsteuer-Anpassung" bereitstellen, mit der Sie automatisch die Provisionsangaben (% und x-fach) ersetzen können.
   

Praxistipps & Kniffe: Login / Anmeldung

Frage: Wie kann man sich beim Login bzw. bei der Anmeldung die Eingabe der Kundennummer sparen?

Lösung: Durch die Ergänzung der Aufruf-Adresse mit einem Zusatz-Parameter. Markieren und kopieren Sie die nachstehende Adresse, und tragen Sie Ihre Kunden-Nummer anstelle der rot dargestellten Nummer ein:

https://www.omakler.net/?kdnr=1234567

Nach Aufruf wird die Nummer dann an den Anmeldebildschirm übergeben. Sie können das dann in Ihrem Browser als Favorit bzw. Lesezeichen speichern. Aus Sicherheitsgründen sollten Sie diese Möglichkeit jedoch nur dann nutzen, wenn Ihr System zusätzlich mit einem Kennwort geschützt ist.

Update OMAKLER.NET

Die neue Option, Karteitexte im Word-Format anzulegen, bietet umfangreiche Formatierungsmöglichkeiten für Textbeschreibungen. Vor allem die Objekt-Texte können Sie mittels Funktionen wie Schriftformatierung (z.B. fett gesetzte Überschriften), Absatzformatierung (Aufzählungen, Einrückungen) bis hin zum direkten Einfügen von Bildern und Grafiken besonders gestalten.

In der PDF-Datei "OMAKLER-Neuerungen" (Organisation -> Download) finden Sie die komplette Übersicht der Anpassungen.

Praxistipps & Kniffe: PDF-Hintergrund

Frage: Was sollte beachtet werden, um für Angebote und Exposés eine gute Qualität des PDF-Hintergrundes zu erreichen?

Lösung: Wichtig ist, dass die Inhalte des PDF-Hintergrundes im Falle von Grafiken, Logos etc. als Vektorgrafiken (PDF, EPS, AI) und Texte als eingebettete Schriften oder als sogenannte "Pfade" ausgegeben werden. Diese verlieren dann nicht wie Rastergrafiken (PNG, GIF, JPG) an Qualität und auch die Größe der späteren PDF-Datei ist i.d.R. wesentlich geringer, worüber sich die meisten E-Mail-Empfänger sicher freuen.

Möchten Sie mit Microsoft Word den PDF-Hintergrund selbst erstellen, sollten Sie für Grafiken das Windows-Vektorformat „EMF“ verwenden. Ihre Druckerei oder Ihr Grafiker kann Ihnen Ihr Logo sicher in diesem Format exportieren.

Gerne unterbreiten wir Ihnen zur Erstellung eines PDF-Hintergrundes ein Angebot. Den Aufwand können wir nach Sichtung des Quellmaterials abschätzen. Schreiben Sie uns einfach!

Praxistipps & Kniffe: Mailing aufgrund eines bereits erfolgten anderen Angebotes

Frage: Wie kann man am besten per Mailing Interessenten anschreiben, denen ein ähnliches Objekt bereits angeboten worden ist?

Lösung: Entscheidend dabei ist die Interessenten-Selektion auf Basis der Kontakt-Kriterien, und zwar der Objektnummer des bereits angebotenen Objekts. Die Schritte im Einzelnen:

1. Aktivität „Mailing“ vom Objekt aus und Ausfüllen des Mailingfensters (Text, Ausgabeoptionen …)
2. Interessenten-Selektion über Allgemeinselektion "INT-ALL erweitert": Im Bereich Kontakt-Kriterien die Nummer des bereits angebotenen Objekts über die Suche übernehmen
3. Markierung aller oder der gewünschten Interessenten in der Trefferliste und Wahl von "Ausgabe"

Bildbearbeitung

Nachdem die vorherige Bildbearbeitung aus verschiedenen Gründen deaktiviert werden musste, haben wir für Sie nun eine neue, andere Bildbearbeitung integriert. Eine Beschreibung finden Sie im Handbuch und (etwas schneller) in der Neuerungsübersicht (Organisation -> Download).

Update OMAKLER.NET

Die letzten Wochen haben wir genutzt, um zahlreiche neue Funktionen und Verbesserungen in OMAKLER einzubauen. Hier die Wichtigsten im Überblick:

• Zahlreiche Verbesserungen im Handling
• Automatische Bilddrehung bei Zuweisung
• Interaktiver Kundendialog zum Zusenden der Datenschutzerklärung und Einholen einer Zustimmung zur Verarbeitung der persönlichen Daten (DSGVO)
• Anonymisieren von Kontakten (DSGVO)
• Definierbares Recht zum Löschen von Daten auch für Mitarbeiter ohne Administrationsrecht (DSGVO)
• Erweiterungen der Löschfunktionen (DSGVO)
• Sortierung der Datensätze für die Mailingausgabe (z.B. PLZ aufsteigend für Dialogpost)
• Prüfung der EnEV-Daten (Bedarf/Verbrauch in Bezug auf Ausweisart) auf Plausibilität
• Neuanlage und Bearbeiten von Wiedervorlagen/Terminen in der Smartphone-Ansicht
• Erweiterte Darstellung von Suchprofilen
• Platzhalter: Automatisches Löschen oder Ersetzen von Werten, Unterdrücken von Leerzeilen
• Individualisierbare E-Mail-Absenderkennungen
• Viele Detailverbesserungen im Tippgeber-Modul
  

Update OMAKLER.NET

Für die Darstellung von Bildern in Word-Vorlagen wurde ein neuer Parameter entwickelt, der dafür sorgt, dass die Bilder sich genau in einem fest definierten Rahmen bewegen. Passen die Bilder nicht exakt in den vorgegebenen Rahmen, werden die überschüssigen Bildteile weggeschnitten (gecropped). Das Bild wird immer genau die gleiche Größe haben. Das hat gestalterisch viele Vorteile.

Darüber hinaus können nun, je nach vorhandenem Feldinhalt zusätzlich Werte vor oder hinter das Feld gestellt werden. Beispiel: Wenn ein Wert, z.B. Wohnfläche ausgegeben wird, sollen "ca." davor und "m²" dahinter stehen. Wenn der Wert nicht ausgefüllt ist, werden "ca." und "m²" nicht angezeigt.

Alle Informationen zu den neuen Feldparametern erhalten Sie in der Neuerungsübersicht, Menü "Organisation" -> "Download" nach der Anmeldung in OMAKLER.

Update OMAKLER.NET

Mitarbeiter-Signaturen für den E-Mail-Versand können ab sofort mit Grafiken versehen werden. Die Erfassung von reinen Text-Signaturen wurde zugunsten einer grafischen Lösung ausgetauscht. Genaue Details können Sie, wie gewohnt, in der Übersicht aller Neuerungen nachlesen.

Update OMAKLER.NET

Mit einem kleinen Update können Sie nach dem Erfassen der LAGLER.DE-Zugangsdaten die Service-Domain LAGLER.DE und den MediaService direkt aufrufen. Darüber hinaus wurden Ergänzungen an der DSGVO-Funktionalität vorgenommen. Die genauen Beschreibungen können Sie im Download-Bereich als PDF-Datei (Download der Neuerungen) herunterladen.

Update OMAKLER.NET

Wir stellen Ihnen nun auch eine Funktion zur Verfügung, mit der Sie die PDF-Anhänge mit einem Kennwort schützen können. Die Beschreibung können Sie sich, wie gewohnt, im Download-Bereich als PDF-Datei (Download der Neuerungen) herunterladen.

Update OMAKLER.NET

Mit dem heutigen Update liefern wir Ihnen einige Neuerungen/Erweiterungen, die insbesondere für die Datenschutz-Grundverordnung relevant sind:

• Spezielle Erfassungs- und Selektionsfelder für die DSGVO (z.B. Zweck der Verarbeitung, Datum Einwilligung, Datum Widerruf, Datum und Grund der Sperre, Löschfrist), die bei der Adresse als Basis (aller Verknüpfungen) gespeichert werden.
• "Aktivitätensperre", so dass ein Datensatz bei Selektionen und Bearbeitungslisten übersprungen wird und auch ein versehentliches Anschreiben verhindert wird (Art. 18 DSGVO / Einschränkung der Verarbeitung). Zusätzlich erscheint bei den betreffenden Datensätzen eine Warnmeldung.
• Löschen von Adressen ohne Verknüpfungen.
  

Eine Beschreibung der Neuerungen können Sie sich, wie gewohnt, im Download-Bereich als PDF-Datei herunterladen.

Update OMAKLER.NET

Das heutige Update beinhaltet viele Neuerungen/Erweiterungen. Hier ein Auszug in Stichworten:

• Mehrfachaufruf von Aktivitätenlisten
• Mehrfachübernahme von E-Mail-Adressen
• Umspeichern von Adressen (gewerblich <-> privat)
• Dynamische Absender und E-Mail-Signaturauswahl bei Mailings
• Girocode als QR-Code für Rechnungen
• Regionsbeschreibung inkl. Textplatzhalter
• Schnellprofile auch für Rechnungen
• SFTP für Dokumentenspeicher (verschlüsselte Verbindung)
• Import von Objekten nach dem OpenImmo-Standard
• Zusätzliche Ansicht für Smartphones

Tipp: Rechnungen / Wiedervorlage

Werden Rechnungen über das Rechnungsmodul von OMAKLER erstellt, führt die Erfassung des Fälligkeitsdatums automatisch zu einer Wiedervorlage. Die Wiedervorlage wird, wie gewohnt, direkt im Heute-Bildschirm angezeigt.

Tipp: Reservierung

Wenn Sie im Register "Vertrieb" Ihres Objektes Reservierungsdaten eintragen (von/bis und für wen), führen diese Informationen automatisch zu einer Meldung für alle Mitarbeiter, die das Objekt aufrufen. In der Meldung sind die Reservierungsinformationen dann automatisch abgebildet.

Update OMAKLER.NET

Mit dem heutigen Update wurden zahlreiche Detailverbesserungen in OMAKLER implementiert. Hierzu einige Stichworte:

• Differenzierte Suche nach privaten und gewerblichen Adressen
• Besseres Speichern der ausgeklappten Karteikarten-Köpfe
• Ausdruck sämtlicher Kontaktinformationen zur Karteikarte
• Automatisierung des Bild-Dateinamens zur Vermeidung von nicht internetüblichen Sonderzeichen
• Automatisches Ausblenden von verarbeiteten Objektanfragen
• Export der Faktura-Übersicht (CSV-Datei, Excel kompatibel)
• Filtern und Sortieren von Textvorlagen
• Erweiterung Textparameter
• Interessenten-Liste via Schleifen-Funktion

Alle Neuerungen mit einer ausführliche Beschreibung können Sie sich nach der Anmeldung in OMAKLER über "Organisation" -> "Download" -> "Download der Neuerungen" herunterladen. Bitte laden Sie sich hier auch die aktualisierte Version Ihres OMAKLER-Handbuches herunter.

Tipp: Bearbeitungslisten

Bearbeitungslisten sind gespeicherte Selektionsergebnisse. Der Einsatz ist immer dann sinnvoll, wenn man mit den selektierten Datensätzen (Adressen, Interessenten, Objekte) später weiterarbeiten möchte. So kann z.B. ein Mitarbeiter des BackOffice für den Vertrieb die Selektion durchführen. Der Vertriebsmitarbeiter nimmt sich die Liste und bearbeitet diese weiter. Aus den Bearbeitungslisten können Einträge durch Erledigung herausgenommen werden, somit bleiben nur noch nicht erledigte Datensätze übrig.

Auf Basis von Bearbeitungslisten können Telefonakquisitionen aber auch Mailings erstellt werden.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im aktuellen Handbuch ab Seite 403, im Kapitel 02.13.11 „Bearbeitungslisten“. Sollten Sie das aktuelle Handbuch nicht vorliegen haben, laden Sie sich die neueste Version über das Menü „Vermittlung“ -> „Organisation“ -> „Download“ herunter.

Tipp: Textbausteine

Wussten Sie schon, dass man in OMAKLER Textbausteine hinterlegen kann? Dort können Sie verschiedene Lageinformationen für Orte oder Regionen hinterlegen. Diese können dann bequem bei den jeweiligen Objekten als Text eingefügt werden. Weitere Informationen erhalten Sie im aktuellen Handbuch auf Seite 184. Das Handbuch können Sie sich nach Ihrer Anmeldung unter „Organisation“ -> „Downloads“ herunterladen.

Update OMAKLER.NET

Mit diesem kleineren Update wurden Optimierungen in verschiedenen Bereichen durchgeführt. Hierzu zählen u.a. die Erweiterung und Individualisierung von Interessenten-Selektionsprofilen, Änderungen bei Objekt-Links und Dokumenten, das Löschen von nicht mehr benötigten Kontakt-Dokumenten.

Eine genaue Auflistung der Neuerungen erhalten Sie nach der Anmeldung in OMAKLER über das Menü "Vermittlung" -> "Organisation" -> "Download".

Update OMAKLER.NET

• Beschleunigung des Aufrufs von Karteikarten und des Wechsels zwischen verschiedenen Registern
• Die Textausgabe (Erstellung des PDF-Dokuments bei der Brief-/Angebotserfassung) kann per Einstellung im Hintergrund durchgeführt werden
• Automatische Vergrößerung der Objektbilder
• Objekt-Register „Links“ zum Hinzufügen von externen Internet-Links wie z.B. Youtube-Videos, 360°-Aufnahmen etc.
• Filtern von Kontaktlisten
• Verschiedene Einstellungen zur Region-Auswahl, Signaturen
• Automatisierung von sich wiederholenden Objekttexten (Textbausteine)
  
• uvm.

Eine komplette Übersicht inklusive Beschreibung können Sie sich nach der Anmeldung in OMAKLER.NET über das Menü „Vermittlung“ -> „Organisation“ -> „Download“ als PDF-Datei herunterladen.

Tippgeber-Modul

• Tippgeber-Verwaltung
• Objekte-/Interessenten-Tippverwaltung
• interne Kommunikation mit Tippgebern bzgl. einzelner Tipps
• Auswertungsmöglichkeiten über Reports